Política para el tratamiento de datos personales
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, establecimiento, identificado con el NIT. 13.740.307-, con domicilio principal en la dirección Calle 37 # 35 – 03, Bucaramanga, Santander, Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Normativa aplicable
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA ,está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales.
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley Estatutaria 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto 1074 de 2015
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
Contexto
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, responsable desde su actuar y guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.
En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.
Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
Alcance
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, como responsable del tratamiento velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.
Sin perjuicio del cumplimiento del deber de reserva bancaria y de la Ley 1266 de 2008 que le corresponde a SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, en su calidad, en esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos.
El tratamiento que se realice por parte de SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.
Destinarios
La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA,realiza tratamiento de información personal.
Definiciones
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:
• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
• Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
• Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Finanzas abiertas: La práctica en la cual las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia abren sus sistemas para que la información de los Consumidores financieros pueda ser compartida de forma estandarizada con otras entidades vigiladas o no vigiladas por la Superintendencia Financiera, con la autorización del Consumidor financiero y con el objetivo de que dichas entidades provean servicios a los Consumidores.
• Inteligencia Artificial: grupo de herramientas tecnológicas, con cierto grado de autonomía, que buscan crear experiencias memorables a nuestros grupos de interés, así como procesos altamente eficientes por medio del análisis el entorno y realización acciones.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
• Tercero Receptor de Datos: Persona jurídica a quien SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, comparte información del titular, con previa autorización de este, y el cual trata los datos personales en el marco de las Finanzas abiertas con el objetivo de proveerles sus productos o servicios a los titulares.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA,, ya sea directa o indirectamente.
• Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios Rectores del Tratamiento De Datos Personales
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:
• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
• Principio de libertad: SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Principio de seguridad: SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Autorizaciones
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
La autorización que le otorgan los titulares de la información a SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VIII de finalidades).
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Así mismo, en SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
a. Datos sensibles
Para el tratamiento de datos sensibles, SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, informará al titular de los datos lo siguiente:
• Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
Finalidades
Las siguientes son las principales finalidades con las que SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, realiza el tratamiento de la información personal:
Clientes y/o usuarios
• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
• Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
• Recibir información por parte de SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.
• Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
• Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
• Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Duración del tratamiento de los datos
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.
Derechos del titular
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, podrán:
• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, realiza sobre los datos personales.
• Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
• Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
• Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Deberes
SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:
• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
• Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
• Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
• Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Políticas y lineamientos complementarios y modificaciones de la presente política
En virtud, de la presente política, SmartHipotk, Representante de marca de FUTURA, podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://smarthipotk.com/separa-tu-sesion/, o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.
Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.
